Digitale Onboarding-Prozesse bringen viele Vorteile, aber auch Herausforderungen mit sich. Welche das sind und wie man sie meistern kann, ist Inhalt dieses Artikels.

Das digitale Onboarding als moderne Form der Einarbeitung bzw. Onboarding ist heute keine Notlösung mehr. Im Zuge der Corona-Pandemie hat sich die Einarbeitungsmethode bereits in vielen Unternehmen etabliert. In jedem Fall müssen neue Teammitglieder professionell an Bord geholt werden – egal, ob das Preboarding und Onboarding klassisch, rein digital / remote oder in einer hybriden Form erfolgt. Auch ein Einarbeitungsplan solle dabei obligatorisch sein.

Für Arbeitgeber ist es wichtig, die Besonderheiten und Gewohnheiten der neuen Mitarbeiter schon im Zuge des Preboardings oder des Onboardings zu kennen- dies findet man in der Personalakte nicht. Gerade für die Generation Z spielt ein digitales Arbeitsumfeld für ihre Aufgaben eine immer wichtigere Rolle. Und da diese als jüngste Generation bald einen großen Teil der Belegschaft ausmachen wird, sollten Unternehmen ihre Bedürfnisse ernst nehmen und im Arbeitsalltag integrieren. Doch für viele ist es eine Herausforderung, den Erwartungen und Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden. Die richtige Integration bzw. Onboarding der Mitarbeiter im Unternehmen spielt hierbei eine große Rolle. Denn auf fast allen Ebenen, auch während der Einarbeitungsphase, sind neue Technologien und ein Umdenken erforderlich, damit die neuen digitalen Prozesse erfolgreich funktionieren können und ein Nutzen bringen können.

Tipps ein effektives Digital-Onboarding

Um Mitarbeiter bestmöglich auf den Arbeitsbeginn in dem Unternehmen vorzubereiten und die richtige Unterstützung zu bieten, gibt es beim Onboarding oder Preboarding einige Dinge zu beachten. Und diese erstrecken sich bereits auf die Zeit vor dem eigentlichen Onboarding. Das oft als Preboarding bezeichnete Verfahren dient dazu, neue Mitarbeiter vor ihrem Arbeitsbeginn in dem Unternehmen so einzuarbeiten, dass sie theoretisch mit ihren Aufgaben sofort loslegen könnten. In dieser Phase lernen sie das Unternehmen und seine Grundsätze kennen und werden mit den Besonderheiten und dem Team vertraut. Hierfür eignet sich zum Beispiel ein Mentorenprogramm, bei dem neue Mitarbeiter mit dem bestehenden Team in dem Unternehmen zusammengebracht werden.

Mit neuen Mitarbeitern sollte auch genau besprochen werden, was sie bei dem Onboarding im Unternehmen erwarten können und müssen. Ein begleitender Onboarding-Plan, eine Checkliste, wirkt unterstützend und sorgt für Struktur. Außerdem sollte bereits am ersten Arbeitstag alles technisch funktionieren, wie zum Beispiel der E-Mail-Account oder wichtige Programme, und auch die notwendige Ausstattung für ein Homeoffice sollte vorhanden sein.

Digitales Onboarding: Stärkung der Interaktionen innerhalb des Teams

Darüber hinaus spielt es auch eine wichtige Rolle, dass neben den Prozessen auch die Teambildung nicht vernachlässigt wird. Im Rahmen einer erfolgreichen Integration müssen bestehende Mitarbeiter und Neueinsteiger näher zusammengebracht werden – vor allem, wenn die Arbeit überwiegend oder nur teilweise digital erfolgt. Denn Fernarbeit kann nicht nur Vorteile bringen, sondern auch dazu beitragen, dass negative Emotionen entstehen, zum Beispiel durch fehlende Möglichkeiten, sich miteinander auszutauschen.

Chat-Tools zum Beispiel, mit denen Gespräche zwischendurch leicht möglich sind, können helfen, mehr Austausch zwischen Kollegen – auch über den Arbeitstag hinaus – zu fördern.

Arbeit mit aufstrebenden Beschäftigten

Viele Mitarbeiter haben das grundsätzliche Ziel, Führungsverantwortung bereits in den ersten Monaten nach dem Onboarding zu übernehmen. Es stellt sich jedoch oft die Frage, wie dies ohne direkte Nähe bei Remote – oder Hybrid-Arbeitsplätzen erreicht werden kann. Die Lösung kann zum einen im Mentoring liegen, was aber auch ein gewisses Maß an Vertrauen voraussetzt.

Wenn sich die Kollegen kennen und es einen transparenten Austausch zwischen ihnen und den Führungskräften sowie ein entsprechendes Feedback gibt, steht dem nicht viel im Wege. Gerade junge Talente sollten auch genau wissen, wie sie das Unternehmen mitentwickeln können, welchen Beitrag sie leisten und welche Unterstützung sie dabei erwarten können, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

Das Angebot an Weiterbildungsmaßnahmen

Das Internet ist allgegenwärtig, vor allem für die Generation Z, die mit der Möglichkeit aufgewachsen ist, von Anfang an auf eine Vielzahl von Tools und Medien online zuzugreifen.
Die Möglichkeiten und Fähigkeiten, sich Input, zusätzliches Wissen und neue Fähigkeiten anzueignen, sind für junge Talente sehr wichtig, auch wegen ihres frühen Zugangs zum Internet. Als Arbeitgeber sollten Sie deshalb dafür sorgen, dass Weiterbildungsangebote vorhanden sind oder geschaffen werden. Hierfür können auch E-Learning-Apps oder -Plattformen genutzt werden, die den Mitarbeitenden oft einfach zur Verfügung bereits bei dem Onboarding gestellt werden können.

Digitales Onboarding: Prozesse überprüfen und immer wieder optimieren

Wurden in der Vergangenheit bereits Mitarbeiter über ein digitales Onboarding ins Team geholt, kann aus diesen bisherigen Erfahrungen gelernt werden. Wenn alles bei der Einarbeitung bzw. bei dem Onboarding reibungslos funktioniert, macht eine Automatisierung bestimmter Abläufe in dieser Phase durchaus Sinn. Ansonsten sollten die Prozesse evaluiert und überarbeitet werden.

Vor allem auf lange Sicht können Sie so Ressourcen sparen und eine effektiveres Onboarding für die neuen Mitarbeiter im Unternehmen ermöglichen. Zu bedenken ist auch, dass das Onboarding einem permanenten Prozess unterliegt und sich immer wieder ändern kann.

Schlussfolgerung Onboarding: Digital-Onboarding kann immer effektiver werden
Durch klare Strukturen und optimierte Maßnahmen kann das Onboarding erfolgreich und zielgerichtet umgesetzt werden. Neue Teammitglieder haben so die Möglichkeit, effektiv in ihren Job zu starten, indem sie die Prozesse gut verstehen und ihr Potenzial besser auszuschöpfen.